Copilot導入企業の87.5%が情報分散に直面、横断検索AIが開く社内活用の次段階

Microsoft 365 Copilotを導入した企業の87.5%が「情報分散」を課題に挙げている。双日による利用企業調査の結果を伝える報道が注目を集め、社内データを横断して探せる検索AIへの期待が高まっている。生成AIの利用が広がる一方で、実務での使いこなしは次の壁にぶつかっている。

国内企業の生成AI利用率は約7割に達し、「ChatGPT」「Microsoft 365 Copilot」「Gemini」が競り合う3強の構図が固まりつつある。キーマンズネットの調査によると、導入企業の約8割が肯定的な評価を示す一方で、活用の中心は文章作成や要約、調べ物といったクリエイティブな実務に移っている。基盤は整ったが、社内に散らばる情報をどう生かすかが問われている。

Copilot導入後に残った情報分散の壁

双日の調査結果を扱った報道では、Copilot導入企業の87.5%が情報分散を課題として挙げたことが伝えられている。メールやチャット、ファイルサーバ、業務システムごとに情報が分かれ、Copilotを使っても必要な社内文書にたどり着けない状況が浮かび上がった。

この数字は、ツールの満足度とは別の次元で現場が悩んでいることを示している。生成AIの評価自体は高いが、参照できる社内情報が分散したままでは回答の精度や実用性が上がらない。導入が進んだ企業ほど、データの置き場所と探し方の問題に直面している。

法人向けの活用では、セキュリティや権限管理を保ったまま社内情報を集約できるかが焦点になる。双日が示した「横断検索AI」という方向性は、散在する情報をつなぎ、Copilotの利用価値を引き上げる試みとして受け止められている。

なぜ社内データは横断で使えないのか

多くの企業では、部門ごとに異なるストレージやSaaSを使い分けている。営業資料はクラウドストレージ、議事録はグループウェア、顧客対応は基幹システムといった形で蓄積され、全文検索の対象も権限もバラバラだ。キーマンズネットの関連報道では、企業のAI導入は6割に達したものの、8割超がチャット利用にとどまり業務自動化に進んでいない現状も伝えられている。

背景には、情報の形式の違いもある。PDFやスライド、表計算、議事録のテキスト、画像で保存された帳票など、構造が異なるデータをそのままAIに渡しても十分に活用できない。社内用語や略称、プロジェクト名のゆらぎも検索精度を下げる要因になる。

さらに、誰がどの情報にアクセスできるかという権限設計が横断利用を難しくしている。人事や経理、法務の文書を全社公開にはできないため、部署をまたぐ検索では公開範囲の制御が欠かせない。利便性と統制を両立させる設計が求められている。

横断検索AIに集まる期待と仕組み

横断検索AIは、複数のシステムに点在する社内文書を横断して探し出し、生成AIが要約や回答の根拠として使う仕組みだ。報道で紹介された双日の取り組みは、Copilotで補いきれない社内情報の探索を補完する位置づけにある。利用者はキーワードだけでなく自然文で質問し、関連する社内資料をまとめて確認できる。

仕組みの核になるのは、社内データを安全に索引化し、検索結果に出典を付けて示す点にある。マクロミルの調査では、ビジネスパーソンが平均2.3個のツールを併用し、Microsoft 365 CopilotやChatGPTを中心にGeminiの利用も急増している実態が報告されている。複数のツールを目的で使い分ける中で、社内情報だけは一か所で探したいという要請は強い。

官公庁や自治体での活用が前年比で大きく伸びていることも、横断検索の必要性を裏付けている。文書作成や要約といった定型業務で効果が出やすい分野ほど、参照すべき規定や過去文書を確実に探し出すことが重要になる。法人利用では、回答の速さだけでなく根拠の明確さが評価の基準になっている。

チャット止まりを超える企業ナレッジ整備へ

アビームコンサルティングとNotionが企業ナレッジの整備に注目していることも報じられている。AIを導入しても仕事の進め方が変わらないという指摘に対し、ドキュメントやデータベースを整理し、AIが参照しやすい形に整える動きが出てきた。豊川信用金庫が規定検索を生成AIによる職員向けFAQに置き換えた事例や、千代田区がCopilotの全庁導入で月2000時間の削減を公表した事例も、土台となる情報整備と定着策の重要性を物語っている。

横断検索AIの成否を分けるのは、導入後の運用にある。新しい文書が増えても索引が更新され、古い規定や重複した資料が整理されなければ検索の信頼性は保てない。部門ごとに命名規則や保存場所を見直し、権限管理を定期的に棚卸しする地道な作業が欠かせない。

生成AIの法人活用は、実験的な導入から業務に組み込む段階に入った。情報分散という課題の解消は、チャットでの試用を日常業務の効率化につなげるための条件になっている。横断検索AIが社内情報の入口として機能するかどうかが、次の導入効果を左右する。